Excel es una herramienta de trabajo indispensable para toda oficina porque es capaz de procesar todo tipo de datos y presentarlos en forma agregada para que puedan ser estudiados o presentados al público sin dificultad.
Quienes ya han utilizado Excel y conocen el programa saben que no es tan fácil hacer malabarismos con las numerosas fórmulas y atajos para la gestión de datos y que es muy fácil cometer errores, especialmente para quienes empiezan a trabajar con él.
Para satisfacer las necesidades de todos los principiantes, en este artículo te mostraremos los mejores trucos de Excel fáciles de aprender que pueden ser utilizados por aquellos que trabajan con este programa para ahorrar tiempo, para causar una buena impresión y para impresionar al director de la oficina o a cualquiera en las presentaciones de datos con gráficos y cálculos.
Los mejores trucos para Excel
Excel es un programa incluido en el paquete de Microsoft Office, disponible tanto en versión clásica (con instalador y licencia perpetua) como en versión Microsoft 365 (suscripción y servicios adicionales en la nube).
Todos los trucos que te mostraremos funcionan en ambos tipos de Office; si aún no tenemos Excel en nuestro PC, podemos compensarlo leyendo la guía Cómo descargar Excel de forma gratuita.
Cómo habilitar el guardado automático
Dado el delicado trabajo que se realiza en las celdas de Excel (con fórmulas y datos importantes), vale la pena averiguar de inmediato cómo habilitar el guardado automático: ¡no se puede imaginar la frustración y la sensación de impotencia cuando perdemos un trabajo en Excel realizado después de horas y horas de análisis de datos y fórmulas!
Desafortunadamente, Microsoft ofrece autoguardado sólo para la versión de suscripción de Office: así que tendremos que suscribirnos a Microsoft 365, descargar la versión proporcionada con la suscripción y, una vez abierta la aplicación de Excel, activar el interruptor de autoguardado en la esquina superior derecha.
A partir de ahora todas las hojas de cálculo de Excel se sincronizarán en tiempo real en la nube de Microsoft, de manera que se puedan restaurar rápidamente las versiones anteriores del archivo y recuperar todo el trabajo realizado incluso en caso de apagones, rescates o caídas del sistema.
Eliminar rápidamente las células blancas en Excel
Si tenemos una tabla con muchas celdas vacías que eliminar, podemos actuar rápidamente sobre todas las celdas pulsando la tecla F5 del teclado, haciendo clic en Especiales en la ventana que aparecerá, seleccionando Celdas vacías y finalmente pulsando OK.
Todas las celdas de la tabla estarán resaltadas; para borrarlas sobre la marcha, simplemente vaya al menú Inicio, presione la tecla Suprimir abajo y, en el menú desplegable, seleccione el ítem Borrar celdas.
Copiar una hoja de cálculo a otros archivos de Excel
Sin embargo, si tenemos muchas hojas de cálculo en archivos de Excel separados, podemos copiar las hojas de un archivo a otro con facilidad. Asegurémonos primero de que tenemos los archivos de Excel abiertos en el mismo PC, llévanos a la hoja de cálculo que se va a transferir, ve al menú Inicio, presiona el botón Formato abajo y selecciona Mover o copiar hoja. En la ventana que aparecerá podemos mover la hoja a otro archivo de Excel abierto, para poder agrupar rápidamente varias hojas en un solo archivo.
Crear un menú desplegable en Excel
Si tenemos que usar las mismas etiquetas, nombres, referencias o fechas varias veces al introducir o analizar datos, podemos acelerar nuestro trabajo creando un menú desplegable personalizado.
Para esta función creamos la lista de entradas en la hoja de cálculo de Excel, hacemos clic en el menú Datos en la parte superior, luego en Validar Datos y de nuevo en Validar Datos.
En la nueva ventana elegimos el elemento Lista en la sección Permitir e insertamos las celdas o columnas con los datos que se utilizarán en la sección Origen.
Confirmando en OK tendremos un menú desplegable con algunas opciones prefijadas, que también podemos copiar a otras partes de la hoja de cálculo.
Llenado automático de células
Si, por ejemplo, necesita escribir datos repetidos, puede utilizar el comando Vista previa en Excel 2013 y versiones posteriores para completar automáticamente el contenido de una celda.
Si, por ejemplo, tienes una columna de direcciones de correo electrónico compuesta por nombre. Apellido, puedes crear una nueva columna de nombre, escribir la primera, y luego usar la función Consejos de vista previa para llenar todas las demás celdas.
Para hacerlo primero, sólo tienes que pulsar el atajo CTRL-E.
Tablas dinámicas
Una de las herramientas más importantes y poderosas de Excel son las tablas dinámicas, que permiten resumir grandes cantidades de datos de manera sencilla sin necesidad de escribir ninguna fórmula.
Para usarlo, sólo tienes que ir al menú Insertar, entrar en la tabla Pivotante y seleccionar los datos a analizar.
En el sitio web de la Oficina se puede encontrar la guía completa de las tablas dinámicas.
Esta es ciertamente una de esas operaciones esenciales para ser bueno con las hojas de cálculo y Excel.
Búsqueda de objetivos
Si ya sabe cuál es el resultado de un cálculo y necesita generar los datos para obtenerlo, debe utilizar la función de búsqueda de objetivos de Excel. La herramienta puede obtenerse en Data -> Data Tools (Excel 2013) o Forecast > Simulation Analysis > Target Search (Excel 2016 y posteriores).
En el cuadro de celdas, seleccione la celda con la fórmula a determinar, en el cuadro de valores escriba el resultado a obtener, en el cuadro de celdas de cambio escriba el número de celda a variar.
Un ejemplo de cómo usar este truco está en la guía de la Oficina.
Formato condicional
Si está revisando una tabla con su jefe u otra persona, es conveniente resaltar los resultados importantes o los valores en un color diferente.
A continuación, seleccione una serie de celdas y elija el formato condicional en el menú Inicio, eligiendo una de las opciones gráficas que se proporcionan; a continuación, puede pedir a Excel que resalte los valores por encima de 10 o por debajo de 100 o lo que desee.
También para esta herramienta, puede leer el ejemplo de la guía de Office para entender cómo utilizarla.
Indice y comparación
En otro artículo describí, entre las funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos, cómo utilizar la función search.vert que permite buscar datos sólo en la primera columna de la tabla.
Si, por otro lado, quieres filtrar los datos de toda la tabla, necesitas usar las fórmulas INDICE y COMPARAR que te permiten encontrar la fila y la columna donde se encuentra un determinado valor.
Un ejemplo de uso se encuentra todavía en la guía de la Oficina.
Pronóstico
La herramienta de previsión le permite generar datos futuros a partir de datos pasados; entonces puede calcular los márgenes de error y la estacionalidad. En el Excel 2019 la función de Previsión está presente en el menú de Datos y es automática; en las versiones anteriores de Excel hay que usar la fórmula de Previsión y es bastante laboriosa. En este último caso le remitimos a la guía oficial de la Oficina para su creación.
Conclusiones
Estas son sólo una pequeña parte de las características que podemos usar en Excel: ¡una página web no sería suficiente para describirlas todas! Al aprender a utilizar los trucos vistos anteriormente, seremos mucho mejores en el manejo de situaciones complejas en las hojas de cálculo, ganando así más consideración desde el punto de vista de los n