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Cómo hacer una videoconferencia

Cómo hacer una videoconferencia

¿Te han pedido que hagas una videoconferencia por motivos de estudio o de trabajo y, al no estar especialmente familiarizado con la tecnología, has entrado inmediatamente en pánico porque no sabes “dónde poner las manos”? No te preocupes, estoy aquí para ayudarte.

Si quieres, en los siguientes párrafos de esta guía, puedo explicarte cómo hacer una videoconferencia utilizando algunas de las plataformas de videoconferencia más populares del mercado. Todos ellos son gratuitos (al menos la versión básica) y muy fáciles de usar.

Entonces, ¿por qué sigues ahí de pie? Anímate: ponte cómodo, tómate todo el tiempo que necesites para concentrarte en la lectura de las siguientes líneas y, sobre todo, intenta poner en práctica los “consejos” que te daré para que no tengas ningún problema en completar tu “aventura” tecnológica de hoy. Disfruta de la lectura y diviértete.

Cómo hacer una videoconferencia con Meet


Si buscas información sobre cómo hacer videoconferencias con Meet, la solución de videoconferencia de Google, los siguientes párrafos te darán todo lo que necesitas.

Empecemos diciendo que, básicamente, Google Meet siempre ha sido una plataforma gratuita disponible para cualquiera, pero la creación de nuevas salas y la adición de nuevos participantes eran funciones reservadas a las empresas y eran de pago.

Sin embargo, desde mayo de 2020, Google ha decidido poner estas funciones a disposición de todo el mundo y, en el momento de escribir estas líneas, es posible hacer videoconferencias de 60 minutos, con un máximo de 100 participantes. Las empresas, por su parte, pueden realizar videoconferencias sin límite de tiempo y gestionar hasta 250 participantes.

Una vez explicado esto, permíteme que te explique cómo utilizar Google Meet desde tu teléfono móvil y tu ordenador de sobremesa. Antes de empezar, una cosa más: para hacer una videoconferencia con Google Meet, lo único que necesitas es una cuenta de Google. Si aún no has creado uno, lee el tutorial donde explico cómo hacerlo.

Smartphones y tablets

Para utilizar Google Meet en smartphones y tabletas, es necesario instalar e iniciar su aplicación oficial para Android/iOS/iPadOS, pulsar el botón Continuar y darle todos los permisos que necesita para funcionar correctamente.

En la pantalla principal de la aplicación, pulsa en Iniciar sesión y accede a tu cuenta de Google (si no ves el botón en la pregunta, obviamente has iniciado sesión automáticamente). Para crear una nueva conferencia, pulse (+) Nueva reunión.

Como puede ver, en el cuadro Añadir otros que aparece en la pantalla, encontrará un enlace para enviar a las personas que quiera invitar a la conferencia (también puede ver el enlace pulsando la pestaña (i) de la derecha). Para compartir la información que necesitas para participar en la reunión, puedes copiarla y pegarla en el chat o pulsar el botón Compartir para enviarla a través de aplicaciones de mensajería, redes sociales, etc.

Para participar como invitado en una reunión en Google Meet, haz clic en el botón Código de reunión, introduce el código que has recibido de la persona que ha organizado la videoconferencia en el cuadro de texto y haz clic en el botón Unirse a la reunión. A continuación, sólo tiene que esperar a que el asistente de la reunión le acepte en la sala.

Tanto si has creado una reunión como si estás participando en una conferencia creada por otra persona, puedes desactivar el micrófono y la cámara si lo necesitas: sólo tienes que tocar el símbolo del micrófono o de la cámara (si no los ves, toca un espacio vacío en la pantalla). Para salir de la conferencia, pulse el botón con el auricular rojo.

Para más información sobre el funcionamiento de Google Meet, te remito a la lectura de un estudio en profundidad que dediqué íntegramente a la plataforma de videoconferencia del gigante de Mountain View.

Ordenador

Si prefieres utilizar Google Meet desde tu ordenador, debes saber que no necesitas descargar ningún software adicional en tu ordenador, ya que el servicio se puede utilizar directamente desde la web utilizando los siguientes navegadores: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge y Safari.

Para continuar, dirígete a la página principal de Google Meet, haz clic en el enlace Iniciar sesión (en la esquina superior derecha) y accede a tu cuenta de Google (si aún no lo has hecho). A continuación, haz clic en Iniciar reunión y permite que la aplicación Google Meet acceda a la cámara web y al micrófono de tu ordenador.

A continuación, haga clic en Unirse y, en la página que se abre, haga clic en Copiar información de participación para copiar el enlace y compartirlo con las personas que desee enviar a la conferencia. Si lo desea, también puede hacer clic en el botón Añadir personas y enviar una invitación a los usuarios en cuestión por correo electrónico.

Si desea unirse a una reunión que ya ha comenzado, deberá introducir el código de la reunión en el cuadro de texto correspondiente y, a continuación, hacer clic en el botón “Unirse” de la derecha. ¿Ha recibido el enlace de invitación? En este caso, sólo tienes que hacer clic en el enlace de invitación y luego en el botón “Join” de la derecha y ya está.

Tanto si eres el creador de la reunión como si eres un participante, puedes apagar el micrófono y la cámara web si es necesario moviendo el puntero del ratón y haciendo clic en el icono del micrófono y/o la cámara en la parte inferior de la pantalla. Sin embargo, pulsando el botón que representa el auricular rojo, puedes abandonar la videollamada.

Por último, señalo que Google Meet también está disponible en Gmail. Puede encontrarlo en la barra lateral izquierda simplemente yendo a su bandeja de entrada de correo electrónico en su navegador.

Si quieres saber más sobre el funcionamiento de Google Meet, consulta el tutorial que he dedicado al servicio de la “Gran G”.

¿Cómo hago una videoconferencia con Zoom?


Si quiere realizar una videoconferencia utilizando Zoom, una plataforma muy utilizada en el ámbito empresarial y educativo (así como por usuarios particulares), sepa que el servicio es gratuito previo registro (sólo es necesario para quienes inician una conferencia, los participantes pueden acceder a través de un enlace y por tanto no necesitan registrarse).

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la versión gratuita de Zoom tiene algunas limitaciones: permite realizar videollamadas ilimitadas sólo entre dos participantes y permite realizar videoconferencias en grupo de un máximo de 40 minutos. Para librarse de estas limitaciones, tendrás que contratar uno de los planes de pago, a partir de 13,99 euros al mes.

Smartphones y tabletas

Para utilizar Zoom en teléfonos inteligentes y tabletas, si aún no lo ha hecho, instale y ejecute la aplicación oficial para Android o iOS/iPadOS, luego haga clic en el botón Registrar en la parte inferior izquierda y regístrese utilizando su dirección de correo electrónico: para ello, rellene los campos Correo electrónico, Nombre y Apellido con sus datos, marque la casilla Acepto las condiciones del servicio y haga clic en Siguiente en la esquina superior derecha.

A continuación, abra el mensaje que ha recibido en la dirección de correo electrónico que eligió para registrarse y haga clic en el enlace Activar cuenta del mensaje para confirmar el correo electrónico y activar su cuenta. En la página web que se abre, introduzca la contraseña que desea establecer para proteger su cuenta en los campos Contraseña y Confirmar contraseña, y luego continúe.

Ahora vuelve a Zoom, toca Sign In (esquina inferior derecha), rellena los campos Email y Password con tus datos de acceso y toca Sign In para iniciar sesión. Si quieres, también puedes iniciar sesión con tu cuenta de Google, con tu cuenta de Facebook o con lo que se llama un SSO (un dominio que puedes comprar, sólo para usuarios empresariales).

Ahora está listo para iniciar su primera videoconferencia con Zoom: haga clic en el botón naranja de Nueva Reunión en la esquina superior izquierda y, si es necesario, ponga el interruptor junto a la etiqueta de Vídeo Activado en ON, luego haga clic en el botón de Iniciar Reunión. Si aún no lo has hecho, dale a la aplicación acceso a tu cámara y micrófono.

Ahora que la conferencia ha comenzado, puede invitar a otras personas a asistir: sólo tiene que tocar el botón Participantes (si no lo ve, toque el espacio “en blanco” de la pantalla) y en el menú que se abre, toque el botón Invitar de la parte inferior.

A continuación, seleccione uno de los métodos de invitación disponibles (por ejemplo, Messenger, Gmail, Outlook, etc.) o, si lo prefiere, copie el enlace a la conferencia pulsando el botón Copiar URL y envíelo de la forma que prefiera (por ejemplo, por SMS, WhatsApp, etc.). Para aceptar a los participantes en la conferencia, pulse el botón Admitir que aparece en la pantalla (esta operación debe repetirse para todos los usuarios que entren en la sala).

¿Ha sido invitado a participar en la conferencia de Zoom? Para participar, después de instalar y poner en marcha la aplicación del servicio, haga clic en el enlace que se le ha enviado, introduzca su nombre en el cuadro de texto y haga clic en el botón Continuar. A continuación, acepta las condiciones de uso de la plataforma tocando Aceptar en la ventana que se abre y concede a la app los permisos necesarios para funcionar. Por último, pulse en Unirse al vídeo y espere a que el anfitrión le incluya en la sala.

Una vez iniciada la conferencia, puede silenciar/desilenciar el micrófono con el botón Mute/Unmute (abajo a la izquierda) y encender/apagar la cámara con el botón Stop Video/Start Video (abajo a la izquierda). Para cerrar una conferencia (lo que sólo puede hacer el anfitrión, es decir, la persona que la ha iniciado), pulse el botón Finalizar y confirme la operación haciendo clic en la opción Finalizar reunión del menú que se abre en la pantalla. Para salir de una conferencia en la que ya ha participado, pulse en Abandonar en la esquina superior derecha y confirme haciendo clic en Abandonar reunión.

Para obtener más información sobre cómo utilizar Zoom Meeting, consulte mi guía completa sobre Zoom Meeting.

Ordenador

Para seguir trabajando desde tu ordenador, debes instalar primero el cliente oficial de Zoom. Para ello, dirígete a la página de descargas y haz clic en el botón azul de descarga situado en la parte superior, bajo el título Zoom Client for Meetings.

A continuación, si utiliza Windows, abra el archivo .exe y haga clic en Sí. Si utilizas un Mac, abre el .pkg, haz clic en Continuar, dale al programa permiso para acceder a la carpeta de descargas y haz clic en Aceptar en la ventana.

Haz clic en el botón Iniciar sesión y, si no lo has hecho ya, regístrate: haz clic en el botón Regístrate gratis y completa el registro con tu correo electrónico (los siguientes pasos son casi idénticos a los que te mostré en el capítulo anterior, así que no los repetiré innecesariamente). Una vez que se haya registrado, inicie sesión en su cuenta de Zoom rellenando los campos de texto Correo electrónico y Contraseña, y luego haga clic en Iniciar sesión. También puedes iniciar sesión con tu cuenta de Google o Facebook haciendo clic en los botones correspondientes.

Una vez que te hayas registrado y hayas iniciado sesión en tu cuenta de Zoom, haz clic en Continuar y, a continuación, en el botón Nueva reunión, situado en la esquina superior izquierda, y dale al programa permiso para acceder a la cámara web y al micrófono de tu ordenador. A continuación, haz clic en Unir con el audio del ordenador.

La conferencia ya está en marcha y usted está listo para invitar a otros a participar. Para ello, haga clic en el botón Participantes y, en la ventana que aparece a la derecha, haga clic primero en el botón Invitar y luego en la pestaña Correo electrónico (arriba a la derecha).

Ahora solo tienes que elegir cómo enviar la invitación (por ejemplo, Gmail, Yahoo Mail, etc.) o, si lo prefieres, haz clic en Copiar URL en la parte inferior izquierda y envía el enlace para participar en la videoconferencia como prefieras (por ejemplo, WhatsApp Web, Telegram Web, Facebook Messenger, etc.). Para permitir que los usuarios invitados se unan a la conferencia, haga clic en el botón Permitir junto a su nombre (en la ventana de Participantes de la derecha). Este paso debe repetirse cada vez que otros usuarios quieran entrar en la sala.

Si, en lugar de crear una conferencia de Zoom, te han invitado a unirte a la videollamada de otra persona, sólo tienes que hacer clic en el enlace enviado por la persona que ha realizado la llamada y aceptar abrir el cliente de Zoom. A continuación, haz clic en Unirse al vídeo y espera a que el anfitrión te incluya en la sala.

Una vez iniciada la conferencia, puede utilizar los botones de la parte inferior para silenciar/desactivar el micrófono y encender/apagar la cámara web (Detener vídeo/Iniciar vídeo) según sea necesario. Para cerrar la conferencia (algo que sólo puede hacer el anfitrión), haga clic en el botón Finalizar reunión y confirme la operación haciendo clic en Finalizar reunión para todos en el cuadro que aparece en la pantalla. En cambio, para salir de una conferencia a la que ha asistido, debe hacer clic en el elemento Salir de la reunión, situado en la esquina inferior derecha, y confirmar la operación haciendo clic en el elemento Salir de la reunión en la ventana que se abre.

También me gustaría decir que Zoom también está disponible como una aplicación web que puedes usar en Chrome (yendo a su página de inicio) o como una extensión para Chrome y Firefox. Si quieres más aclaraciones sobre cómo utilizar Zoom Meeting, echa un vistazo a la reseña en profundidad que dediqué íntegramente a esta conocida plataforma de videoconferencia.

¿Cómo hacer videoconferencia con Skype?


En un artículo sobre cómo hacer una videoconferencia gratis, no podemos dejar de mencionar a Skype: el “histórico” servicio de videollamadas propiedad de Microsoft que permite iniciar una videoconferencia sin necesidad de registrarse, directamente desde el navegador (tanto móvil como de escritorio).

Es básicamente gratuito, pero te recuerdo que puedes comprar créditos con los que puedes hacer llamadas a números de móvil de consumidores y a números de teléfono fijo “tradicionales” (como expliqué en esta otra guía).

Teléfonos inteligentes y tabletas

Si prefieres usar Skype desde tu smartphone o tableta, instala la aplicación de Skype en tu dispositivo Android o iOS/iPadOS, pulsa en Comenzar, haz clic en la pestaña Iniciar sesión o Crear cuenta, introduce los datos de tu cuenta de Skype en los campos Skype, Teléfono o Correo electrónico y Contraseña, y luego pulsa Iniciar sesión. Si aún no tienes una cuenta, pulsa en “Haz clic” para crear una y regístrate siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla (quizás con la ayuda de esta guía).

A continuación, haz clic en Llamar, situado en la parte inferior, y toca el símbolo de la cámara junto al nombre del contacto con el que quieres hacer una videollamada para iniciar la llamada. Si el usuario no está entre tus contactos, pulsa el botón de Contactos en la esquina inferior derecha, toca el símbolo del hombrecito y busca al usuario que quieres añadir a tus contactos.

Una vez iniciada la videollamada, la persona sólo tiene que responder a la invitación en su dispositivo para participar. Si quiere añadir otros participantes, pulse el botón (+) de la parte inferior, pulse Añadir personas, seleccione otro contacto de la lista que aparece en la pantalla y pulse Añadir.

Una vez iniciada la llamada, puedes gestionar el micrófono y la cámara con los botones de la parte inferior de la pantalla. Para salir de la conferencia, pulse el botón rojo del auricular.

Para obtener más información sobre cómo usar Skype, te remito al tutorial en el que profundicé en cómo usar Skype en el PC.

Ordenador

Si prefieres trabajar desde tu ordenador, puedes utilizar cómodamente Skype sin necesidad de una cuenta, directamente desde uno de los navegadores compatibles: Google Chrome y Microsoft Edge. Para ello, vaya a esta página y haga clic en Crear reunión gratuita.

Esto iniciará la creación de una sala y le proporcionará un enlace a la misma, que tendrá que compartir con las personas que desee que se unan a la conferencia. A continuación, haz clic en el botón Iniciar llamada, dale al servicio acceso a la cámara web y al micrófono de tu ordenador, y ya está.

Las personas a las que envíes el enlace podrán unirse a la conferencia haciendo clic en él y uniéndose como invitados (con una cuenta de invitado disponible durante 24 horas) o iniciando sesión con su cuenta de Skype. Una vez iniciada la conferencia, puedes utilizar las distintas funciones incluidas en Skype y controlar el micrófono, la cámara, la pantalla compartida, etc. con los botones de la parte inferior de la página. Para salir de la conferencia, pulse el botón rojo de los auriculares.

Si estás interesado en utilizar la versión completa de escritorio de Skype (es decir, el cliente clásico para instalar localmente), te remito al estudio en profundidad donde explico detalladamente cómo utilizar Skype en PC.

Cómo hacer una videoconferencia con Teams

Ahora hablemos de Teams, otra plataforma de Microsoft enfocada a la productividad y a la compartición de documentos entre compañeros (como es fácil adivinar por su nombre).

Básicamente, puedes utilizarlo de forma gratuita. No obstante, señalaré que puedes suscribirte a Microsoft 365 (antes Office 365) para beneficiarte de funciones adicionales, a partir de 4,20 euros / mes + IVA por cada usuario (con facturación anual). Más información aquí.

Antes de explicar cómo funciona este servicio, te recomiendo que primero crees una cuenta de Microsoft Teams. Para ello, ve al sitio web oficial de Microsoft Teams, haz clic en Registro gratuito, introduce tu dirección de correo electrónico en el cuadro de texto correspondiente y haz clic en Siguiente (si ya tienes una cuenta de Microsoft, puedes utilizar el mismo correo electrónico asociado a ella).

En la página que se acaba de abrir, marca la casilla Para el trabajo (si seleccionas Para amigos y familiares, se te notificará que puedes usar Skype) y haz clic en Siguiente. Si ha optado por utilizar su cuenta de Microsoft, deberá introducir su contraseña en el cuadro de texto correspondiente y, a continuación, hacer clic en Iniciar sesión.

Por último, introduzca su nombre, apellido, nombre de la empresa y país o zona geográfica, haga clic en Configurar equipos y espere a que se complete la configuración. Ahora está listo para utilizar Microsoft Teams siguiendo las instrucciones que se indican a continuación.

Teléfonos inteligentes y tabletas

Si prefiere trabajar desde teléfonos inteligentes y tabletas, instale e inicie la aplicación Microsoft Teams en su dispositivo Android o iOS/iPadOS, haga clic en Iniciar sesión e inicie sesión en su cuenta de Microsoft Teams previamente creada: para ello, rellene el cuadro de texto del correo electrónico y la contraseña, y haga clic en Iniciar sesión para continuar.

Una vez iniciada la sesión, seleccione el nombre de su empresa, pulse Siguiente (dos veces seguidas) y luego haga clic en Aceptar. En la pantalla que se abre, asegúrate de que tu nombre es correcto, haz clic en Siguiente y, a continuación, toca Invitar a otros para invitar a otros usuarios a unirse a tu equipo.

A continuación, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que quiere invitar en el cuadro de texto, pulse (+) y repita el proceso con las direcciones de correo electrónico de las demás personas a las que quiere invitar. Por último, pulse el botón (✓) en la esquina superior derecha para continuar.

A continuación, pulsa el botón Llamar en la parte inferior de la pantalla, toca el símbolo del auricular en la esquina inferior derecha, escribe el nombre de la persona con la que quieres contactar en el cuadro de texto Para:, toca el icono de la cámara junto al nombre con el que quieres contactar y dale a la aplicación los permisos que necesita para funcionar correctamente.

En este momento, la videollamada comenzará, y sólo hay que esperar a que los participantes se unan a la llamada.

Ordenador

Para utilizar Teams en tu ordenador, tienes que conectarte a la web oficial del programa y descargar el cliente de la aplicación: para ello, haz clic en los botones Download for Desktop y Download Teams y espera a que se descargue el archivo de instalación del programa.

Una vez completada la descarga, abra el archivo .exe y espere a que el programa se instale automáticamente. En este punto, introduzca la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta de Microsoft (la misma que acaba de utilizar para registrarse en Teams) en el campo Dirección de inicio de sesión, pulse Iniciar sesión, introduzca su contraseña en el campo correspondiente y vuelva a pulsar Iniciar sesión para acceder.

En su Mac, abra el paquete .pkg, haga clic en Continuar (dos veces seguidas) y luego en Instalar. A continuación, introduzca la contraseña de su cuenta de usuario de macOS, haga clic en Instalar software y, por último, en los botones Cerrar y Mover.

Una vez que Teams esté instalado y en funcionamiento, haga clic en Iniciar sesión y acceda a su cuenta de Microsoft Teams previamente creada: para ello, rellene los campos de texto de correo electrónico y contraseña y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión para continuar. Una vez iniciada la sesión, haga clic en el nombre de su empresa y luego en los botones Continuar (dos veces seguidas) y Aceptar.

A continuación, haz clic en la pestaña Conexiones de la izquierda y, si aún no lo has hecho, añade nuevos contactos a tu equipo: para ello, selecciona Contactos, haz clic en Añadir contacto y rellena el formulario del contacto que quieras incluir en tu equipo.

Para iniciar una videollamada, después de seleccionar la pestaña Conexiones en el menú de la izquierda, haz clic en el botón Conectar, introduce los nombres de los contactos con los que quieres conectar y haz clic en el icono de la cámara en la parte inferior de la pantalla. Ahora sólo tienes que esperar a que los participantes que invitaste a la convocatoria respondan y participen.